Você sabe o quanto entra e sai de dinheiro do seu negócio, faz pagamento em dia, mas por algum motivo sempre se perde na hora de planejar gastos ou lidar com imprevistos? Então, talvez, você precise fazer um planejamento orçamentário da sua empresa.
O nome é complexo, mas o planejamento orçamentário nada mais é do que um documento que centraliza informações financeiras importantes e ajuda a ter clareza para tomar decisões.
Confira, abaixo, um passo a passo, como você pode criar um adequado para a sua realidade e usá-lo na prática no seu dia a dia.
1. O que é orçamento?
Um orçamento é uma estimativa de receitas (dinheiro que entra) e despesas (dinheiro que sai) dentro de um período específico, normalmente um mês ou um ano. É uma ferramenta que ajuda a entender para onde vai o dinheiro do negócio e se as receitas serão suficientes para cobrir os custos.
Exemplo: Imagine que você tem uma pequena loja de roupas e, no seu orçamento mensal, você estima que vai vender R$ 10.000 em produtos. Sabendo disso, você calcula se esse valor cobre todas as suas despesas, como aluguel, salários, compra de novas peças, impostos e contas de luz e internet.
2. O que é planejamento orçamentário?
Planejamento orçamentário é o processo de criar um plano detalhado que orienta como o dinheiro será ganho e gasto em um determinado período. Esse planejamento é fundamental para organizar as finanças, reduzir desperdícios e garantir que o negócio alcance suas metas.
Exemplo: No começo do ano, você faz um planejamento orçamentário para sua loja de roupas, determinando quanto você quer gastar com cada área (marketing, novos produtos, etc.) e quanto deseja economizar. Isso permite que você organize melhor os recursos e evite surpresas financeiras.
3. Para que serve um planejamento orçamentário?
O planejamento orçamentário é como um mapa que ajuda a guiar as decisões do seu negócio. Ele ajuda a:
- Controlar gastos e evitar desperdícios;
- Acompanhar o desempenho financeiro ao longo do tempo;
- Prevenir dívidas ao planejar pagamentos de contas e compras;
- Preparar-se para imprevistos criando uma reserva financeira.
Exemplo: Se você está planejando uma reforma na loja, o planejamento orçamentário pode mostrar o quanto é preciso economizar mensalmente para cobrir esse gasto extra.
4. Como criar um planejamento orçamentário?
Criar um planejamento orçamentário pode parecer difícil, mas veja abaixo um passo a passo simples para começar:
Passo 1: Liste as receitas
Estime quanto dinheiro seu negócio vai receber em um período (mensal ou anual).
- Exemplo: Na loja de roupas, você prevê R$ 10.000 em vendas mensais.
Passo 2: Liste as despesas
Anote todos os custos fixos (aqueles que não mudam, como aluguel e salários) e variáveis (aqueles que mudam de acordo com as vendas, como compra de mercadorias).
- Exemplo: Na loja, você tem custos fixos como aluguel (R$ 2.000) e variáveis como compra de produtos, que varia de R$ 2.000 a R$ 4.000, dependendo das vendas.
Passo 3: Calcule o saldo esperado
Subtraia as despesas das receitas para ver se o saldo é positivo (lucro) ou negativo (prejuízo).
- Exemplo: Se você tem R$ 10.000 em receitas e R$ 7.000 em despesas, o saldo esperado é R$ 3.000 de lucro.
Passo 4: Ajuste as metas de acordo com os resultados
Ajuste o planejamento caso as metas de receita ou despesas estejam fora do previsto.
- Exemplo: Se um mês for de vendas baixas, reduza os custos com reposição de estoque para equilibrar o caixa.
Passo 5: Crie uma reserva de emergência
Reserve uma parte das receitas para imprevistos ou para cobrir despesas fixas em meses de vendas baixas.
- Exemplo: Todo mês, reserve 5% da receita para uma conta de emergência. Se algo inesperado acontecer, como um aumento no custo de fornecedores, você terá esse fundo de reserva para usar.
5. Onde criar esse planejamento?
Existem várias ferramentas que podem ajudar a criar o seu planejamento orçamentário:
- Planilhas de Excel ou Google Sheets: são gratuitas e permitem personalizar o controle de receitas e despesas.
- Aplicativos de gestão financeira: ajudam a monitorar gastos e receitas automaticamente.
- Software específico para pequenas empresas: integram dados e fornecem relatórios sobre o desempenho do orçamento.
Dica: Para começar, uma planilha simples é uma boa opção, pois permite personalizar de acordo com a sua realidade.
6. O que incluir no planejamento orçamentário?
Principais itens para considerar ao criar seu planejamento:
- Receitas: Todos os valores esperados de vendas, serviços, ou qualquer outra fonte de entrada de dinheiro.
- Despesas fixas: Custos que não mudam mês a mês, como aluguel, salários, água, luz e internet.
- Despesas variáveis: Custos que variam conforme a demanda, como compra de mercadorias ou comissões.
- Investimentos: Gastos planejados para crescer o negócio, como novos equipamentos ou reforma.
- Reserva de emergência: Valor separado para emergências ou para cobrir despesas em meses de baixa receita.
7. Quem cuida do planejamento no dia a dia?
Em pequenos negócios, o próprio dono ou um gerente sênior geralmente assumem o controle do planejamento orçamentário. A pessoa responsável deve acompanhar o orçamento regularmente para garantir que a empresa está dentro do planejado e ajustar sempre que necessário.
Como usar no dia a dia:
- Acompanhamento semanal: revise as receitas e despesas da semana para ver se tudo está dentro do planejado.
- Relatórios mensais: avalie o desempenho do mês e faça ajustes no orçamento, se necessário.
- Planejamento futuro: use os dados do orçamento atual para planejar o próximo mês ou trimestre.
Exemplo: Se o mês foi de baixo movimento na loja de roupas, ao invés de comprar mais estoque, você pode destinar esse valor para a reserva de emergência, garantindo que não fique sem dinheiro para cobrir despesas fixas.
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