Gerenciar um negócio no Brasil tem seus desafios, e a parte fiscal costuma estar no topo da lista. Entre tantas siglas, a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica) são essenciais para manter a sua operação em dia.
Se você vende produtos, entender como emitir esses documentos é o primeiro passo para ficar em dia com o Fisco e evitar dor de cabeça.
Aqui, vamos explicar tudo o que você precisa saber: desde os conceitos básicos até o passo a passo para emitir, cancelar e consultar suas notas fiscais.
O que é NF-e?
A NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica, é um documento digital que registra uma operação de venda de produtos. Ela substitui a antiga nota fiscal de papel (aqueles talões grandes, lembra?).
A NF-e é usada principalmente para documentar transações entre empresas (o famoso B2B, ou business-to-business), como vendas de fornecedores para lojistas, ou de indústrias para distribuidores.
Ela também é usada em operações com o consumidor final (B2C) em alguns casos específicos, como na venda de veículos ou quando a venda não acontece no balcão da loja (vendas online, por exemplo).
Esse documento é emitido e armazenado eletronicamente, e sua validade jurídica é garantida por uma assinatura digital (o Certificado Digital). O arquivo digital da NF-e é o XML, que deve ser guardado tanto por quem emite quanto por quem recebe.
E o DANFE?
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação visual da NF-e, o papel impresso que acompanha a mercadoria durante o transporte.
Ele não é a nota fiscal em si, mas um resumo dela, contendo a chave de acesso (um código de 44 dígitos) que permite consultar o XML original.
Qual a diferença entre NF-e e NFC-e?
A NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica) é o documento que registra as vendas rápidas, de balcão, feitas diretamente para o consumidor final (B2C). Pense nela como a versão digital do cupom fiscal (aquele papelzinho que você recebe no caixa do supermercado ou da loja).
Agora, fica fácil comparar:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): é usada para operações entre empresas (B2B) e também em vendas B2C no e-commerce (para acompanhar o transporte da mercadoria);
- NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica): é usada para vendas ao consumidor final (B2C) no balcão da loja (varejo físico).
Resumindo: a grande diferença está no tipo de operação. Se for uma venda B2B ou uma venda B2C que precise de transporte (como e-commerce), você usa a NF-e. Se for uma venda B2C rápida, no balcão da loja física, você usa a NFC-e.
Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?
Se as duas acima cuidam da venda de produtos, quem cuida dos serviços? É aqui que entra a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).
A principal diferença é o que está sendo vendido:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): registra a venda de produtos e mercadorias;
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): registra a prestação de serviços (como um conserto, uma consultoria, uma aula etc.).
Se você tem uma academia, uma escola ou faz manutenção de computadores, o documento que você emite é a NFS-e. Se você tem uma loja de roupas, você emite NF-e (para outras empresas) ou NFC-e (para o consumidor final).
Como emitir NF-e?
Para emitir a NF-e, você não pode simplesmente entrar em um site e preencher. É preciso preparar a sua empresa primeiro.
O processo básico segue três etapas:
1. Credenciamento na SEFAZ
O primeiro passo é se credenciar como emissor de nota fiscal na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.
Cada estado tem seu próprio procedimento; alguns são online, outros exigem uma visita presencial. Verifique no site da SEFAZ do seu estado quais são as regras.
2. Adquirir um Certificado Digital
Para que suas notas tenham validade jurídica, elas precisam ser “assinadas” digitalmente. É o Certificado Digital que faz esse papel.
Ele funciona como uma identidade virtual para o seu CNPJ, garantindo que foi realmente a sua empresa que emitiu aquele documento.
Os tipos mais comuns são o A1 (arquivo digital) e o A3 (cartão ou token). Você precisa comprar esse certificado de uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada.
3. Escolher um software emissor
Por último, você precisa de um software para gerar a nota e se comunicar com a SEFAZ. Até 2017, existia um emissor gratuito do governo, mas ele foi descontinuado. Hoje, você precisa contratar um software emissor.
Existem muitas opções no mercado, desde sistemas mais simples até sistemas de gestão completos (ERPs) que, além de emitir a nota, ajudam a controlar seu estoque, finanças e vendas.
Como emitir NF-e sendo MEI?
Para o Microempreendedor Individual (MEI), as regras têm algumas particularidades. A regra principal é: o MEI não é obrigado a emitir nota fiscal quando vende um produto para uma pessoa física (consumidor final).
A obrigação de emitir nota surge quando o MEI vende para outra empresa. Nesse caso, é preciso emitir a NF-e.
Para a emissão, é possível usar o Emissor de NF-e do Sebrae, que é gratuito. Em alguns estados, o MEI também pode precisar de um Certificado Digital (verifique a regra da sua SEFAZ) e pode usar o emissor disponibilizado pelo governo no portal da Nota Fiscal Eletrônica.
Como cancelar uma NF-e?
É possível cancelar uma NF-e, mas você precisa ser rápido. A regra geral é que você tem um prazo de 24 horas para solicitar o cancelamento, e isso só pode ser feito antes da mercadoria circular (ou seja, antes do produto sair para entrega).
O cancelamento é feito no mesmo software que você usou para emitir a nota.
E se o prazo de 24 horas passar ou o produto já tiver saído? Nesse caso, você não pode mais cancelar a NF-e. A solução depende do cenário:
- Se o produto circulou, mas o cliente devolveu (ou a venda foi desfeita): você precisará emitir uma Nota Fiscal de Devolução (se o cliente for outro CNPJ) ou uma Nota Fiscal de Entrada (se o cliente for pessoa física) para anular a operação de saída;
- Se a nota tem apenas erros simples (como um dado do cliente, mas não valores): você pode emitir uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e) para corrigir as informações.
No caso da NFC-e, o prazo é muito menor: geralmente, você só pode cancelar enquanto o cliente ainda está na loja, cerca de 30 minutos após a emissão.
Como consultar NF-e emitidas para o meu CNPJ?
É muito importante acompanhar as notas fiscais que seus fornecedores emitem para a sua empresa. Isso ajuda a controlar o que você comprou, verificar se os pedidos estão corretos e manter sua contabilidade em dia.
Existem duas formas principais de fazer isso:
- Consulta no portal da NF-e: o portal nacional da NF-e permite consultar notas. A forma mais simples é ter a chave de acesso (aquele código de 44 dígitos que vem no DANFE). Sem a chave, a consulta é mais limitada;
- Softwares de gestão: muitos sistemas se conectam diretamente à SEFAZ usando o seu Certificado Digital, puxando automaticamente todas as NF-e emitidas contra o seu CNPJ, sem você precisar digitar chave por chave.
Entender o que é NF-e, NFC-e e NFS-e é o primeiro passo para garantir que sua empresa opere sem pendências fiscais. Dominar esse processo, desde a emissão até o cancelamento, evita multas e problemas com o Fisco.
E por falar em mudanças fiscais, é fundamental ficar de olho no que vem por aí. Para entender como o sistema de impostos e a emissão de notas vão funcionar nos próximos anos, confira nosso guia completo sobre a Reforma Tributária.
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Este conteúdo é uma forma de apoiar empreendedores na sua jornada. No entanto, cada estabelecimento é único e nem todas as dicas aqui podem se aplicar ao seu negócio.
