Se você é do tipo de empreendedor e gestor que deixa de lado a gestão das contas a pagar e receber em seu planejamento financeiro, saiba que isso é um erro. E esse erro pode levar a atrasos, multas e prejuízos financeiros, além de uma má reputação no mercado.
Se você quer ter controle sobre o seu fluxo de caixa e manter a saúde financeira do negócio, é fundamental administrar de perto todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa.
Para te ajudar nesse desafio, confira algumas dicas para fazer a gestão de contas a pagar e receber do seu empreendimento.
O que são as contas a pagar e receber?
As contas a pagar e receber são, respectivamente, todos os compromissos financeiros com os quais uma empresa deve cumprir — e os valores que ela tem para receber pelos seus serviços ou produtos comercializados.
O ideal é manter o equilíbrio entre essas movimentações financeiras, de forma a garantir a saúde financeira e o crescimento a longo prazo do negócio.
Abaixo, conheça com mais detalhes as diferenças entre as contas a pagar e as contas a receber.
Contas a pagar
Como o próprio nome sugere, as contas a pagar são todas as obrigações financeiras assumidas por uma empresa com terceiros, como fornecedores, instituições financeiras, colaboradores e o próprio governo.
Isso inclui todos os gastos fixos e variáveis da operação, como custos de produção (pagamento por mão-de-obra e matéria-prima, por exemplo) e despesas administrativas (é o caso de impostos, contas de água, aluguel e luz etc.).
É essencial manter as contas a pagar em dia para assegurar a organização financeira da operação e evitar dívidas.
Contas a receber
Já as contas a receber são todos os valores previstos por uma empresa para entrar no seu caixa. Entram nessa categoria os pagamentos pelas suas vendas à vista e parceladas, receitas recorrentes e juros dos investimentos do negócio, por exemplo.
Esses valores também devem ser acompanhados para solucionar inadimplências e garantir o equilíbrio entre as contas a pagar e a receber, evitando que o negócio fique no vermelho.
Como fazer a gestão de contas a pagar e receber?
Agora que você sabe o que são contas a pagar e receber, confira 7 dicas para fazer a gestão desses valores com eficiência.
1. Mantenha as obrigações financeiras organizadas
Esse é um passo básico para a gestão financeira de qualquer empreendimento. Identifique todos os compromissos financeiros do seu negócio e classifique-os entre custos fixos e variáveis.
Então, relacione todas as contas a pagar por data de vencimento, montando um calendário que deve ser seguido rigorosamente. Não atrasar os pagamentos é imprescindível para evitar multas, juros e dívidas que podem prejudicar a saúde do negócio.
Você pode organizar todas essas obrigações em uma planilha ou em um sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP. Essa ferramenta é útil para automatizar os processos, integrar os dados da empresa e evitar erros manuais.
2. Registre todas as entradas e saídas de dinheiro
Controle de perto as movimentações financeiras do negócio, registrando e monitorando diariamente o seu fluxo de caixa.
Essa prática é essencial para entender a situação financeira da empresa e verificar a sua capacidade de honrar seus compromissos e fazer investimentos a curto, médio e longo prazo.
Mais uma vez, você pode contar com a ajuda de um sistema de gestão para tornar esse processo mais ágil e preciso.
3. Acompanhe os prazos de recebimento
Além de se manter em dia com as contas a pagar, acompanhe também os prazos dos seus valores a receber.
Para quem vende por meios de pagamento diversificados, como cartão de crédito à vista e parcelado, Pix e boleto, é importante ter em mente que cada modalidade tem um prazo de recebimento diferente.
Portanto, uma dica é utilizar uma solução de pagamento digital integrado à conta, como na Stone, que conta com um painel de controle amigável e transparente, para facilitar a visualização de todos os prazos e taxas de recebimento das vendas.
Também é interessante contar com modelos de recebimento flexíveis, que atendam à realidade e às necessidades de cada empreendimento.
4. Renegocie dívidas da empresa
Se a empresa não tiver dinheiro em caixa para cumprir com alguma obrigação financeira, o ideal é se antecipar e entrar em contato com o fornecedor para negociar uma nova data de pagamento ou um parcelamento.
Já no caso de dívidas vencidas, vale tentar renegociar as condições do pagamento para reduzir o valor da multa e dos juros, por exemplo.
Como você pode perceber, nesse ponto, entra a importância de manter um bom relacionamento com os seus fornecedores.
5. Incentive o pagamento à vista
Se a empresa precisar de um maior capital de giro, uma boa estratégia é incentivar os pagamentos à vista. Assim, você garante um maior fluxo de entradas a curto prazo.
No e-commerce, por exemplo, essa estratégia é bastante utilizada, por meio de um desconto especial para os pagamentos feitos por Pix ou boleto, por exemplo.
Em caso de modelos de negócio recorrentes, também é comum oferecer algum benefício para os clientes que fizerem o pagamento antes do vencimento, evitando a inadimplência.
6. Faça uma boa gestão tributária
Uma boa prática para a gestão de contas a pagar é realizar uma gestão tributária eficiente, mantendo o registro e o pagamento de todos os impostos devidos em dia.
Além disso, vale analisar de perto as tributações pagas, entendendo se há um regime tributário mais vantajoso para o seu negócio. Em caso de dúvidas, um contador pode te ajudar na escolha do porte de empresa e enquadramento tributário mais adequados.
7. Fique de olho no mercado por novos fornecedores
Outra dica para otimizar as suas contas a pagar é buscar fornecedores que ofereçam condições melhores que os seus parceiros atuais. Para isso, vale fazer cotações frequentes com empresas do segmento.
Com uma boa pesquisa de mercado, é possível até mesmo conseguir negociar com os seus fornecedores atuais por melhores preços, prazos ou condições de pagamento. Assim, você garante que terá o melhor custo-benefício possível.
Concluindo, a gestão de contas a pagar e receber é um processo desafiador, mas imprescindível para o planejamento financeiro de uma empresa. Por isso, não subestime a sua importância.
Atualmente, existem muitas tecnologias disponíveis no mercado que facilitam o controle das contas a pagar e receber, simplificando a vida dos gestores e empreendedores.
Leia também: Contactless: o que é e como funciona o pagamento por aproximação?
Como a Stone pode ajudar o seu negócio?
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Este conteúdo é uma forma de apoiar empreendedores na sua jornada. No entanto, cada estabelecimento é único e nem todas as dicas aqui podem se aplicar ao seu negócio.
