Como você cuida do dinheiro que entra e sai da sua empresa hoje? Acompanhar de perto a movimentação financeira é o que separa um negócio que sobrevive de um que cresce. Sem esse controle, você pilota sua empresa no escuro.
Para te ajudar a sair do “achismo” financeiro, preparamos este guia direto ao ponto sobre como fazer fluxo de caixa sem complicação.
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é, basicamente, o registro de tudo o que entra e tudo o que sai do caixa da sua empresa em um determinado período.
Pense nele como o filme da sua vida financeira, e não apenas uma foto do momento. Ele mostra a história do dinheiro: de onde ele veio (vendas) e para onde ele foi (despesas).
- Entradas: dinheiro das vendas (seja por cartão, Pix, boleto ou dinheiro vivo) e investimentos;
- Saídas: pagamento de fornecedores, salários, aluguel, impostos, contas de consumo (luz, água) e até aquele cafezinho da reunião.
Para que serve o fluxo de caixa?
Muitos empreendedores acham que é só burocracia, mas para que serve o fluxo de caixa na prática? Ele serve para dar mais previsibilidade para o seu negócio.
Com o fluxo de caixa organizado, você entende se a empresa está saudável ou se vai faltar dinheiro no fim do mês. Além disso, ele é fundamental para gerir seu capital de giro — aquele dinheiro necessário para manter as portas abertas enquanto você espera receber das vendas a prazo.
Dessa forma, o fluxo de caixa é um importante indicador que avisa se vai sobrar ou faltar dinheiro antes que o problema aconteça.
Qual a importância do fluxo de caixa?
A verdadeira importância do fluxo de caixa está em permitir que você tome decisões baseadas em dados, e não na intuição. Com isso, um bom fluxo de caixa garante:
- Saúde financeira: você consegue ver se está gastando mais do que recebe e corrigir a rota antes da dívida virar uma bola de neve;
- Poder de negociação: sabendo exatamente quando o dinheiro entra, você pode negociar melhores prazos com fornecedores ou descontos à vista;
- Planejamento de investimentos: quer expandir ou comprar uma máquina nova? O fluxo de caixa te diz se (e quando) você pode fazer isso sem comprometer a operação;
- Redução de despesas: ao visualizar todos os gastos, fica fácil identificar onde estão os desperdícios e cortar o que não traz retorno.
Como fazer o fluxo de caixa do seu negócio?
Agora que você entendeu o conceito, vamos para a prática. Como funciona o fluxo de caixa no dia a dia? O segredo é unir disciplina com as ferramentas certas.
1. Escolha a ferramenta certa
Fazer fluxo de caixa no papel aumenta a chance de erros e perda de dados. Para ser prático, você precisa de tecnologia. Confira as principais opções que você pode utilizar:
- Planilhas: funcionam bem para quem está começando. O Excel ou Google Sheets permitem criar fórmulas que somam tudo automaticamente;
- Sistemas de gestão (ERPs): ideais para quem tem alto volume de vendas. Eles integram estoque e financeiro;
- Apps bancários: hoje, contas PJ como a da Stone permitem acompanhar o fluxo de caixa do seu negócio na palma da mão.
2. Categorize suas receitas e despesas
Não coloque tudo num bolo só chamado “contas pagas”. Separe por categorias para saber onde está o gargalo.
- Em vez de: “R$ 5.000 em contas”;
- Use: “R$ 2.000 em aluguel, R$ 1.000 em luz e R$ 2.000 em fornecedores”.
Isso ajuda a identificar, por exemplo, se a conta de luz subiu muito de um mês para o outro, permitindo que você aja rápido para reduzir custos.
A mesma ideia vale para as entradas: categorize as fontes de renda para identificar quais trazem mais lucratividade para o seu negócio e quais trazem menos.
Despesas fixas e variáveis: o que são e quais as diferenças entre elas na empresa?
3. Estabeleça uma rotina de fechamento diário
Não deixe para fazer o fluxo de caixa só no dia 30. O ideal é que esse acompanhamento seja diário.
Tire 15 minutos ao final do expediente para fechar o caixa: confira se o que entrou na gaveta e na conta bate com o que foi vendido. Se deixar acumular, você vai esquecer onde gastou aquele dinheiro pequeno e a conta não vai fechar.
4. Compare o previsto vs. realizado
Tenha metas. Crie uma coluna na sua planilha ou sistema com o que você espera gastar e receber no mês (Previsão) e outra com o que realmente aconteceu (Realizado). Se a diferença for grande, é hora de investigar onde o planejamento falhou.
5. Acompanhe a performance
Não adianta ter uma planilha cheia de números se ela ficar esquecida na gaveta. O fluxo de caixa serve para ser lido e interpretado.
Tire um momento na semana para analisar os dados: as vendas caíram em relação ao mês passado? Por quê? As despesas subiram sem explicação? Use essas informações para tomar decisões rápidas e embasadas em fatos, não em palpites.
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Como melhorar o fluxo de caixa do negócio?
A lógica é simples: aumentar o que entra e diminuir o que sai. Mas como fazer isso na prática sem perder a qualidade do seu produto ou serviço? Confira 6 estratégias essenciais:
Renegocie com seus fornecedores
Não tenha vergonha de pedir melhores condições. Se você é um cliente fiel e paga em dia, use isso a seu favor.
Tente negociar prazos de pagamento maiores (para ganhar fôlego no caixa) ou descontos para compras em volume. Lembre-se: o fornecedor também quer vender, e uma boa parceria é boa para os dois lados.
Corte desperdícios
Existe uma diferença grande entre cortar custos inteligentes e cortar qualidade. Revise suas despesas fixas: tem alguma assinatura de software que ninguém usa? Taxas bancárias abusivas? Luz e água sendo desperdiçadas?
Elimine o que não traz retorno direto para o negócio, mas mantenha o que garante a satisfação do seu cliente.
Faça o estoque girar
Produto parado na prateleira é dinheiro que não circula. Se você tem itens encalhados, crie promoções relâmpago, monte kits com produtos que vendem bem ou ofereça brindes.
É melhor reduzir um pouco a margem de lucro e ter dinheiro na mão do que ficar com o estoque cheio e o caixa vazio.
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Revise sua precificação regularmente
Os custos dos fornecedores aumentaram? A luz subiu? Se o seu preço de venda continua o mesmo, sua margem de lucro está diminuindo — e o seu caixa vai sentir.
Por isso, não tenha medo de ajustar seus preços. Faça revisões periódicas para garantir que o valor cobrado cobre todos os custos atuais e ainda gera lucro real para o caixa. Vender muito com o preço errado é a maneira mais rápida de quebrar.
Alinhe os prazos de pagamento e recebimento
Essa é uma regra de ouro: se você paga seus fornecedores em 15 dias, mas parcela suas vendas em 30, 60 e 90 dias, a conta não fecha. Você vai ficar sem dinheiro no meio do caminho (o famoso buraco no caixa).
Busque o equilíbrio: tente negociar com fornecedores prazos que sejam compatíveis com a velocidade que você recebe dos seus clientes.
Defina um pró-labore fixo
O caixa da empresa não é caixa eletrônico pessoal. Muitos negócios ficam sem dinheiro porque os sócios fazem retiradas aleatórias para pagar as contas de casa.
Defina um salário fixo, o chamado pró-labore, para você e ajuste seu padrão de vida a ele. Isso traz previsibilidade para as saídas e protege o dinheiro de giro da empresa.
Quais são os principais erros na hora de fazer o fluxo de caixa?
- Não ter regularidade: deixar para lançar tudo no fim do mês é receita para o erro. Crie o hábito diário;
- Misturar conta PF com PJ: o erro clássico. Nunca pague a escola dos filhos ou o mercado de casa com o dinheiro do caixa da empresa. Isso mascara o lucro real do negócio. Para evitar essa prática, é essencial ter uma conta PJ;
- Ser otimista demais: não conte com um dinheiro que ainda não entrou. Fazer planos com base em vendas incertas pode te deixar no vermelho;
- Ignorar despesas invisíveis: taxas bancárias, materiais de escritório, frete, um café pago para o cliente… Somados, esses gastos fazem um estrago enorme se ignorados;
- Não se preparar para a baixa temporada: todo negócio tem altos e baixos. Use o fluxo de caixa para guardar gordura nos meses bons e sobreviver aos meses fracos;
- Deixar a inadimplência rolar solta: tenha uma régua de cobrança ativa para não levar calote;
- Não ter reserva de emergência: equipamentos quebram e imprevistos acontecem. Sem reserva, você pode ter que recorrer a empréstimos com juros altos;
- Confundir faturamento com lucro: vender muito não significa lucrar muito. Se seus custos forem altos demais, sua margem pode ser zero.
Acompanhe seu fluxo de caixa em tempo real
Fazer tudo isso na ponta do lápis ou em planilhas complexas toma tempo — e tempo é dinheiro. Para simplificar sua vida, a Conta Stone conta com a área Minhas Finanças.
Com ela, você acompanha seu fluxo de caixa em tempo real e toma decisões mais seguras para fechar no verde:
- Visão clara do recebimento das suas vendas e dos seus gastos;
- Acompanhamento do resultado do mês em poucos cliques;
- Controle na palma da mão, direto pelo app.
Chega de sofrer com planilhas. A área Minhas Finanças já está disponível para clientes da Conta PJ Stone, direto no seu app.
Ainda não é cliente? Abra sua Conta Stone agora!
Este conteúdo é uma forma de apoiar empreendedores na sua jornada. No entanto, cada estabelecimento é único e nem todas as dicas aqui podem se aplicar ao seu negócio.
