Se você presta qualquer tipo de serviço, da consultoria de marketing ao conserto de equipamentos, já precisou lidar com ela: a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
Mais do que um simples comprovante para o cliente, esse documento é essencial para formalizar suas vendas e manter seu negócio em dia com o Fisco.
Neste guia, você vai saber exatamente o que é a NFS-e, quem é obrigado a emitir, como fazer a emissão (seja você MEI ou de outro porte de empresa), como cancelar uma nota e o que vem por aí com a Reforma Tributária a partir de 2026.
O que é NFS-e?
A NFS-e é a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. É o documento digital oficial que registra uma prestação de serviço.
Na prática, funciona assim:
- Se você vende um produto (uma camiseta, um computador, um lanche), você emite a Nota Fiscal de Produto (NF-e) ou a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Se você presta um serviço (uma consultoria, um reparo, uma aula, um frete municipal), você emite a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e).
Essa é a principal diferença e o que mais gera confusão. A NF-e (produto) está ligada ao imposto estadual (ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Já a NFS-e (serviço) está ligada ao imposto municipal (o ISS – Imposto Sobre Serviços).
Por isso, a emissão da NFS-e é feita junto à prefeitura onde seu negócio está registrado (com exceção do MEI, que veremos mais à frente).
Para que serve a NFS-e?
Esse documento cumpre duas funções principais no dia a dia do seu negócio:
- Formalizar a transação: é o comprovante oficial para o seu cliente de que o serviço foi prestado;
- Prestar contas ao Fisco: é a forma como você informa à prefeitura o quanto faturou com serviços, permitindo que o imposto seja calculado corretamente.
NFS-e, XML e DANFSE: o que é cada um?
Por ser “eletrônica”, a NFS-e não é um documento de papel. A nota fiscal de verdade é um arquivo digital no formato XML, que é o que tem validade jurídica e fica armazenado nos sistemas do governo.
O que você geralmente imprime ou envia por e-mail para seu cliente é o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica). Como o nome diz, ele é apenas um “auxiliar”: um resumo visual da nota, que facilita a consulta, mas não substitui o XML.
Quem precisa emitir a NFS-e?
A regra geral é simples: toda empresa (CNPJ) que presta serviços precisa emitir a NFS-e.
Isso inclui negócios de todos os portes, desde uma Microempresa (ME) no Simples Nacional até uma grande companhia no Lucro Real. Porém, existe uma exceção importante: o MEI (Microempreendedor Individual).
Quando o MEI precisa emitir NFS-e?
O MEI segue regras diferentes. Veja quando ele precisa ou não emitir a nota:
- Serviço para Pessoa Física (CPF): o MEI não é obrigado a emitir a NFS-e. Se o cliente (pessoa física) exigir, o MEI pode emitir, mas não é uma obrigação legal;
- Serviço para Pessoa Jurídica (CNPJ): o MEI é obrigado a emitir a NFS-e. Se você presta um serviço para outra empresa, a emissão da nota é indispensável.
Como emitir NFS-e?
Se o seu negócio não é MEI (ou seja, é uma Microempresa, Empresa de Pequeno Porte ou de outro regime), o caminho para emitir NFS-e depende da sua prefeitura.
Embora cada cidade tenha suas particularidades, os passos gerais são:
1. Credenciamento na prefeitura
Antes de tudo, sua empresa precisa estar autorizada pela prefeitura a emitir nota. Isso geralmente é feito online, no portal da Secretaria da Fazenda do seu município. Você precisará da sua Inscrição Municipal (que você obtém junto com o Alvará de Funcionamento).
2. Adquirir um Certificado Digital
Para emitir qualquer nota fiscal (seja NF-e ou NFS-e), você precisa de um Certificado Digital (modelos A1 ou A3). Ele funciona como a assinatura digital da sua empresa, garantindo a autenticidade da nota.
3. Escolher seu sistema emissor
Aqui você tem dois caminhos:
- Portal da prefeitura: a maioria das prefeituras oferece um sistema próprio e gratuito para emissão manual das notas. É funcional, mas pode ser trabalhoso se você tiver um volume alto de emissões;
- Sistema emissor (ERP): se você tem um volume maior de serviços, um sistema de gestão que já se conecta com a prefeitura pode poupar muito tempo. Ele automatiza o preenchimento e gerencia suas notas emitidas.
Como emitir NFS-e sendo MEI?
A boa notícia para o MEI é que o processo foi 100% unificado. Desde setembro de 2023, você não precisa mais pedir autorização na sua prefeitura. A emissão é feita em um lugar só: o Portal Nacional da NFS-e.
O caminho é este:
- Primeiro acesso e cadastro: acesse o Portal Nacional ou baixe o app NFS-e Mobile (disponível para Android e iOS) e use sua conta Gov.br para fazer o login. No primeiro acesso, você precisará informar CNPJ, dados da empresa e Título de Eleitor para validar o cadastro;
- Cadastre seus “Serviços Favoritos”: no portal, você pode cadastrar os serviços que mais presta. Isso economiza tempo, pois os dados do serviço (código, descrição) já ficam salvos para as próximas emissões;
- Emita a nota: a forma mais rápida, pensada para o MEI, é usar a Emissão Simplificada. Nela, você só precisa informar: o CPF ou CNPJ do cliente (Tomador do Serviço), o serviço (que você cadastrou como favorito ou pode buscar na hora) e o valor do serviço prestado.
- Pronto! A nota é gerada na hora.
Como preencher a NFS-e?
Embora o visual mude entre o Portal Nacional (para MEI) e os sistemas das prefeituras (para outras empresas), os campos principais para emitir uma nota de serviço são os mesmos. Conhecer os termos ajuda a não errar:
- Tomador do Serviço: é o cliente que contratou seu serviço. Você vai precisar do CPF (se for pessoa física) ou do CNPJ (se for outra empresa), além do nome/razão social e endereço;
- Descrição dos Serviços: aqui você deve detalhar o que foi feito. Ex: “Consultoria de marketing digital”, “Manutenção preventiva em equipamento X”, “Criação de identidade visual”. Seja claro para o seu cliente e para a fiscalização;
- Código de Serviço (CNAE ou LC 116): todo serviço tem um código específico definido pela prefeitura. No portal do MEI, isso é simplificado na hora de cadastrar o “Serviço Favorito”. Nas prefeituras, você precisa selecionar o código que corresponde exatamente ao serviço prestado;
- Valor do Serviço: o valor total combinado pelo serviço;
- Retenção de Impostos (ISS Retido): esse é um campo que gera muita dúvida. A regra geral para Simples Nacional e MEI é que você não deve marcar a opção de “ISS Retido”. Afinal, o imposto já é pago por você dentro da sua guia única (o DAS).
Em caso de qualquer dúvida, consulte sua contabilidade para não pagar impostos duplicados.
Como cancelar uma NFS-e?
Emitiu a nota com o valor errado ou o serviço foi cancelado pelo cliente? Acontece. Você pode cancelar a NFS-e, mas é preciso ter atenção aos prazos.
A regra básica é: o cancelamento é feito no mesmo sistema onde a nota foi emitida.
- Para MEI: o cancelamento é feito diretamente no Portal Nacional da NFS-e ou pelo aplicativo NFS-e Mobile.
- Para outras empresas: o cancelamento é feito no portal da prefeitura ou pelo seu sistema emissor (ERP) integrado.
Qual o prazo para cancelar uma NFS-e?
O prazo para cancelar uma nota de serviço varia de prefeitura para prefeitura. Algumas cidades dão 24 horas, outras permitem o cancelamento até o vencimento do ISS) daquele mês. É fundamental checar a regra específica do seu município.
No caso do MEI, o Portal Nacional permite o cancelamento, desde que o imposto (DAS) daquele mês ainda não tenha sido gerado ou pago.
E se eu perder o prazo de cancelamento?
Se o prazo já passou, você não consegue mais cancelar a nota. Nesse caso, a solução é emitir uma Nota Fiscal de Substituição.
Você irá gerar uma nova nota, correta, que “substitui” a nota anterior que continha o erro. O próprio sistema (seja da prefeitura ou o nacional) fará a amarração entre a nota errada e a nota nova.
NFS-e e a Reforma Tributária: o que esperar?
A forma como lidamos com impostos no Brasil vai mudar muito nos próximos anos, e a NFS-e também entra nessa história. A Reforma Tributária, que começa sua transição em 2026, vai unificar impostos sobre o consumo.
Para quem é de serviço, a principal mudança é que o ISS vai acabar. O tributo será unificado ao ICMS para criar o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), um imposto municipal e estadual.
Além disso, IPI, PIS e Cofins serão unificados no tributo federal CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).
Como fica a emissão da NFS-e?
A ideia é que a NFS-e também seja unificada em um sistema nacional. A grande promessa é que o sistema de emissão já faça o “split” (separação) automático do imposto no momento do pagamento, simplificando a apuração.
O objetivo é acabar com a complexidade de cada prefeitura ter uma regra ou um sistema diferente. Embora a transição completa vá levar alguns anos (até 2033), o movimento é para simplificar e padronizar a emissão de notas no país.
A primeira mudança obrigatória será em 1º de janeiro de 2026. Neste ano de teste, todas as empresas precisam adequar seus sistemas de emissão de notas fiscais eletrônicas.
A partir dessa data, as notas deverão obrigatoriamente destacar os campos dos novos tributos, com alíquotas simbólicas de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS. Esses valores não serão pagos em 2026 e não afetarão o valor total da nota.
No entanto, apesar de ser um período de teste, o preenchimento será obrigatório. O Fisco poderá começar a rejeitar notas com preenchimento incorreto a partir de 5 de janeiro de 2026.
Empresas do Simples Nacional, a princípio, não precisarão preencher esses campos.
NFS-e: o caminho é simplificar
Dominar a emissão da NFS-e pode parecer um desafio burocrático, mas é o que garante que seu negócio opere em dia e cresça de forma segura.
A boa notícia é que o processo está melhorando. A unificação da NFS-e para o MEI foi o primeiro passo, e a Reforma Tributária promete simplificar ainda mais essa rotina para todas as empresas. Manter-se informado é a chave para não ter dor de cabeça.
Aproveite e entenda tudo sobre o que vem por aí: Reforma Tributária: o guia completo do que muda para o seu negócio.
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Este conteúdo é uma forma de apoiar empreendedores na sua jornada. No entanto, cada estabelecimento é único e nem todas as dicas aqui podem se aplicar ao seu negócio.
